Situasi dilematis di atas tentu sering dihadapi dalam rutinitas kerja di kantor. Sebelum menolak, perlu diingat bahwa tugas yang diberikan atasan adalah kesempatan belajar dan meningkatkan karir. Menolak tugas dari atasan adalah pilihan mentok.

Mengerjakan tugas yang diberikan atasan artinya Anda “dipaksa” memahami dan menyelesaikan tugas tersebut. Kalau tugas tersebut diselesaikan dengan baik sekali, kesempatan naik gaji dan promosi ada di depan mata.

Selama masih bisa dikerjakan, sebaiknya setiap tugas yang diberikan segera diselesaikan. Masalahnya, kadang kita terjebak pada situasi di mana beban tugas yang sedang dikerjakan sangat tinggi, tiba-tiba atasan memberi tugas baru.

Menolak langsung atasan dengan kata “tidak” sangat berbahaya. Kata “tidak” dapat membuat atasan merasa tertolak. Akibatnya, atasan tersebut akan kapok memberi tugas pada kita. Key Performance Indicators kita terancam turun kalau atasan tidak memberi tugas. Ujung-ujungnya, bisa menghambat promosi atau bahkan dikeluarkan dari kantor.

Selain itu, menolak pekerjaan secara langsung dapat membuat kita dicap pemalas, kurang gigih dan tidak professional. Di beberapa perusahaan, umumnya, dicantumkan pula aturan, “larangan menolak tugas yang diberikan atasan”.

Nah lho, jadi memang mentok nggak boleh menolak tugas dari atasan nih? Kalau beban tugas memang sudah melebihi kesanggupan kita gimana? Kalau semua tugas dikerjakan malah bisa jadi berantakan. Key Performance Indicators juga bisa turun karena gagal menyelesaikan tugas dengan baik.

Tenang, ada solusinya kok buat menolak tugas baru dari atasan saat kita sedang overload tanpa membuat atasan merasa tertolak. Di bawah ini ada dua contoh situasi tersebut berikut cara mengkomunikasikannya dengan atasan:

1. Dalam situasi atasan langsung memberi tugas baru

Ada kalanya atasan langsung memberi tugas baru saat kita beban pekerjaan yang sedang kita selesaikan sangat padat. Situasi tersebut bisa terjadi karena tugas baru memang lebih urgent atau atasan lupa melihat daftar tugas yang sedang kita kerjakan.

Biasanya atasan menanyakan dulu apa yang sedang kita kerjakan sebelum memberi tugas baru tapi kalau sedang padat pekerjaan, resiko miskomunikasi semacam itu bisa terjadi. Dalam menghadapi situasi tersebut, bisa digunakan kalimat:

“Permisi pak/bu, senang sekali bapak percaya saya bisa mengerjakan tugas yang menantang ini (tugas baru) dan saya saat ini sedang mengerjakan (tugas sebelumnya) selama beberapa hari ini. Apa saya harus menunda (tugas lama) untuk menyelesaikan (tugas baru) ini?”

Inti dari kalimat tersebut adalah:

a. Kita menghargai atasan yang sudah memberi tugas dan menunjukkan keinginan mengerjakan tugas tersebut;

b. Kita menjelaskan situasi overlad tugas yang dihadapi;

c. Kita mohon klarifikasi prioritas tugas pada atasan pemberi tugas. Biasanya atasan tersebut langsung memberi arahan tugas mana yang harus didahulukan.

2. Dalam situasi diberi pekerjaan oleh atasan lain sedangkan mereka tidak saling berkoordinasi

Bila kita mempunyai lebih dari satu atasan, sangat mungkin mereka memberi tugas secara bersamaan pada kita tanpa berkoordinasi lebih dulu. Kesibukan yang sangat padat memungkinkan miskoordinasi seperti itu terjadi. Untuk keluar dari situasi dilematis seperti itu, bisa digunakan kalimat:

“Terima kasih sekali bapak/ibu mempercayai saya untuk mengerjakan ini (tugas baru dari pimpinan lain). Saya ingin sekali mengerjakan ini. Sekarang saya sedang mengerjakan (tugas lama). Jadi saya mohon izin dulu untuk mengklarifikasi dulu ke bapak/ibu (pimpinan pemberi tugas pertama) untuk mengetahui tugas mana yang harus didahulukan”

Inti dari kalimat tersebut adalah:

a. Kita menghargai atasan yang sudah memberi tugas dan menunjukkan keinginan mengerjakan tugas tersebut;

b. Kita menjelaskan situasi dilematis yang dihadapi

c. Kita mohon izin klarifikasi pada atasan lain yang sudah memberi tugas. Biasanya, atasan pemberi tugas baru, langsung berkoordinasi dengan atasan pemberi tugas sebelumnya karena kalimat ini bisa berfungsi sebagai pengingat, secara halus, pada miskoordinasi atasan

Jawaban-jawaban di atas menjelaskan overload tugas yang dihadapi dengan segala konsekuensinya. Kedua respon pada atasan tersebut menunjukkan kita tetap menghargai atasan dan punya semangat bekerja. Kita hanya menolak tugas baru karena waktunya yang tidak sesuai. Sehingga atasan tidak akan merasa tertolak dan kapok memberi tugas pada kita lain kali.

Sebisa mungkin hindari kata negasi seperti “tetapi, namun dan walaupun”. Sesopan apapun kalimat pembuka, lawan bicara dalam hal ini atasan, dapat merasa langsung tertolak begitu mendengar kata-kata negasi. Mereka langsung menebak inti kalimat bukan di awal tapi setelah kata negasi. Menggunakan kata penghubung seperti “dan” lebih aman dibandingkan memakai kata negasi.

Dua kalimat di atas hanya contoh saja. Anda bisa memakai kalimat yang lebih cocok sesuai kondisi hubungan Anda dengan atasan. Menentukan prioritas adalah cara menuntaskan pekerjaan dengan baik. Wajar saja kalau menolak pekerjaan dari atasan dalam situasi tertentu,

Hanya saja, untuk menghindari miskomunikasi dengan atasan, diperlukan kalimat yang tepat dan sopan. Kenaikan gaji dan promosi jabatan tinggal menunggu waktu jika kita bisa membuat prioritas pekerjaan sekaligus berkomunikasi dengan atasan secara sopan.

Demikianlah 2 hal yang kamu generasi milenial dapat lakukan dalam berkomunikasi dengan atasan! Yuk kembangkan karirmu! Ikutan #TobatFinansial di MoolaID ya!


Write for Us!

Kamu baru saja membaca artikel "Milenials, Inilah 2 Cara Sopan Menolak Tugas dari Atasan". Kamu punya cerita yang ingin dibagikan juga?

Tulis ceritamu di sini !